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Implementierungsprozess

Mit fast 20 Jahren Erfahrung haben wir viel darüber gelernt, wie Sie eine strategische Beschaffungsplattform auf die richtige Weise implementieren können, um Ihrem Unternehmen die besten Erfolgschancen zu geben. Wir empfehlen einen schrittweisen Implementierungsansatz, der auf die wichtigsten Herausforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Es gibt keine einheitliche Implementierungsstrategie, die für alle Organisationen richtig ist. Jede Implementierung sollte jedoch Phasen und einen kohärenten Ansatz mit Fokus, messbaren Zielen und der richtigen Unterstützung aufweisen.

Die durchschnittliche Implementierungszeit für ein Standardimplementierungsprojekt beträgt ein bis zwei Monate. Die Zeitleiste kann sich jedoch abhängig vom endgültigen Projektumfang ändern. Zu den Elementen, die einen signifikanten Einfluss auf die Zeitleiste haben, gehören unter anderem:

  1. Anzahl der Module
  2. Anzahl der Workshops und / oder Ort der Workshops

 

"The implementation of the system has been seamless and we’ve received some great bespoke support."

Ian Murphy, Managing Director of Foodbuy
PHASE 1

Projekt Start

Initial treffen, um den Umfang und die Projekttermine festzulegen.

PHASE 2

Kundendaten sammeln

Define Customer requirements/wishes in relation to system structure, customization, rules and the availability of predefined templates. This includes determining user roles, languages and more.

PHASE 3

Engagement & Support

Sichern Sie sich das notwendige Engagement sowohl von internen als auch von externen Stakeholdern und bereiten Sie die Organisation / Lieferanten auf die nächsten Schritte vor.

Dies beinhaltet:

  • Definieren Sie die erforderlichen Trainingsmaßnahmen
  • Definieren Sie das interne Expertennetzwerk
  • Informationspaket für Stakeholder
  • Richtlinien (Legen Sie klare Verhaltensregeln fest)
PHASE 4

Systemkonfiguration

Konfigurieren Sie das System gemäß den in Phase 2 festgelegten Definitionen.

PHASE 5

Schulung

Durchführung von Workshops und / oder WebEx Schulungen, um sicherzustellen, dass die Benutzer gemäß den vereinbarten Schulungsmaßnahmen geschult werden.

PHASE 6

Systemstart

Nutzen Sie das System für Ihre Beschaffung.

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Services & Schulungen

Nachdem das Implementierungsprojekt abgeschlossen ist und das System in Betrieb genommen wurde, geht der Kunde in die 7. Phase - Kontinuierliche Verbesserung. 
Der ernannte Key Account Manager übernimmt die Verantwortung für den Kunden und kümmert sich um alle zukünftigen Supportanforderungen.

Der Kunde kann bei Bedarf entscheiden, eine oder mehrere der folgenden zusätzlichen Dienstleistungen und / oder Schulungen in das Implementierungs-projekt aufzunehmen. Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Services und Schulungen unter eSourcing Services.

eSourcing Services entdecken
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Implementierungsstrategie und Module

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Implementierungsstrategie, die für die meisten großen Unternehmen ein guter Ausgangspunkt ist:

Implementierungsphase 1 – Sichtbarkeit: Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen können

Bei der Ausgabenanalyse werden sofort große Einsparungsmöglichkeiten und Ausgabenanomalien identifiziert, die nicht manuell identifiziert werden können. Diese Daten können dann verwendet werden, um Einsparungen durch Konsolidierung und Aggregation mithilfe der leistungsstarken Szenerie wie zum Beispiel: "Was wäre, wenn" zu erzielen. Außerdem können eSourcingevents für eine verbesserte, wettbewerbsfähigere Beschaffung sorgen und als neue Einsparungsmöglichkeiten dienen. Dadurch werden auch detailliertere Ausgabedaten deutlich besser nutzbar, wodurch beträchtliche, aber oft übersehene „Tailspent“-ausgaben konsolidiert werden können. Mit diesem Modul wird selbständiger Warenbezug ebenfalls sofort identifiziert, sodass Ihr Unternehmen gegen diese kostspielige Vorgehensweise vorgehen kann.

Implementierungsphase 2Kosteneinsparungen durch wettbewerbsfähige eSourcing-Events.

eRFx- und eAuktionsmodule werden sofort dazu beitragen, den Wettbewerb zu erhöhen, Prozesse zu rationalisieren, Lieferanteninformationen und -preise zu sammeln und zu analysieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Kosten und Zykluszeiten erheblich zu senken und den wahren Marktpreis für Produkte und Dienstleistungen in wichtigen Kategorien schnell zu verstehen. Die Bereiche Eignungsanalyse und eLearning (sowie Scanmarket Consultancy) helfen zu ermitteln, welche Art von Ereignissen ausgeführt werden sollte, um die Einsparungen je nach Szenario zu maximieren.

Implementierungsphase 3 – Effizienz und Compliance

In Phase 3 sollten die Module Contract Management, Supply Base Management und Project Management implementiert werden. Das Vertragsmanagement-Modul hilft sicherzustellen, dass alle Vertragsdaten korrekt erfasst und für relevante Stakeholder durch ein einziges Repository sichtbar gemacht werden. Es ist wichtig, dass das Modul das Risiko kostspieliger Vertragsüberschreitungen verringert. Durch die beiden anderen Module wird die kurz- und langfristige Einhaltung intern und extern sichergestellt und die Sichtbarkeit der Einhaltung wird deutlich erhöht. Das Projektmanagement erhöht die Sichtbarkeit anderer interner Informationen wie Projektstatus, Ressourcenplanung und erzielte Einsparungen. Durch das Supply Base Management wird die Lieferantendokumentation und -akkreditierung, die Nachhaltigkeitsdokumentation, die Historie der Einbeziehung der Lieferanten usw. deutlich sichtbarer. Außerdem wird dieses Modul den Verwaltungsaufwand für das Beschaffungsteam in der Zukunft erheblich verringern.

Erfahren Sie mehr über unsere Module

Rollen und Verantwortlichkeiten

Es braucht ein Team, um erfolgreich zu sein

Die folgenden Ressourcen sind aus Sicht von Scanmarket und unseren Kunden erforderlich, um eine erfolgreiche Projektausführung sicherzustellen. Eine Person kann mehrere Rollen haben.

Scanmarket:
Projektmanager
Gewährleistet die Projektbereitstellung gemäß dem State of Work-Dokument. Unterstützt den Berater bei Bedarf mit Ratschlägen, Empfehlungen und Best Practices.

Berater
Erstellt und liefert die angegebenen Ergebnisse gemäß SOW und bietet Unterstützung während des gesamten Implementierungsprojekts. Berät den Kunden zu Best Practices und konfiguriert die Lösung gemäß den vereinbarten Wünschen.

Account Manager
Verantwortlich für den täglichen Kontakt zwischen dem Kunden und Scanmarket nach dem Systemstart. Führt vierteljährliche / monatliche Statusmeetings mit dem Ziel durch, die Nutzung des Systems durch die Kunden kontinuierlich zu verbessern.

Trainer
Stellt sicher, dass Workshops und Webexs wie geplant ausgeführt werden.

Sie:
Projektverantwortlicher
Sichert die Implementierungsphase aus Kundensicht und dieser stellt sicher das Scanmarket über die erforderlichen Informationen zur Konfiguration des Systems verfügt.

Super user(s)
Leitet den täglichen Gebrauch (in Phase 7) des Systems und ist Ansprechpartner für Benutzer in Bezug auf Fragen, Probleme usw.

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