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eSourcing - Qu'est-ce que c'est ?

En tant qu'experts de l'eSourcing stratégique, nous oublions parfois que tout le monde n'est pas aussi bien informé que nous dans ce domaine. Par conséquent, cet article définit l'eSourcing et explique ses outils et leurs avantages. 

Qu'est ce que l'eSourcing ?
L'eSourcing est un processus commercial qui permet de rechercher, d'évaluer, de sélectionner et de collaborer avec des fournisseurs existants et potentiels grâce à une plateforme web accessible en ligne. Utilisant un logiciel eSourcing, les acheteurs collectent des informations sur des fournisseurs, leurs produits et leurs prix. Ces informations sont ensuite organisées, normalisées et compilées par l'outil eSourcing dans des documents eRFx, tels que RFIRFP et RFQ, pour réaliser des comparaisons fiables basées sur les besoins de l'acheteur, avec ses propres critères d'évaluation des sources d'approvisionnement potentielles.

Les outils eSourcing

eRFx constituent le cœur de la plateforme eSourcing, et le point de départ habituel du processus. Une plateforme eRFx est organisée en trois étapes :

  • RFI [Request for Information] – Demande d'information. Les acheteurs collectent et évaluent les premières informations de haut niveau sur les fournisseurs potentiels. Une RFI est normalement centrée sur les capacités du fournisseur, plutôt que sur des caractéristiques spécifiques du produit recherché et ses coûts. Une RFI est donc l'outil dont vous avez besoin pour identifier de nouvelles sources d'approvisionnement, et lorsque vous voulez explorer le marché.
  • RFP [Request for Proposal] – Demande de proposition. Un fournisseur favorablement évalué par une RFI peut être invité à répondre à une RFP. Avec la RFP, l'acheteur demande une proposition en présentant de manière très détaillée ce qu'il recherche. Il demande au fournisseur potentiel de lui donner une offre détaillée expliquant comment il peut répondre à ce besoin. Cette proposition ciblera soit une solution définie par l'acheteur (qui souhaite acheter un produit spécifique avec des spécifications précises), ou un résultat défini par l'acheteur (qui demande au fournisseur d'apporter une solution spécifique couvrant toutes les exigences d'un problème). Une RFP demande des informations spécifiques sur l'entreprise, le produit ou le service offert, et un prix ou tarif. Une RFP est l'outil requis lorsque l'acheteur sait ce qu'il veut acheter et demande au fournisseur d'expliquer comment il le fournira.
  • RFQ [Request for Quotation] – Demande de devis. Cette étape est normalement la dernière du processus. Elle permet à l'acheteur de négocier les conditions finales de l'accord, c'est à dire le prix. Dans certains cas, une RFQ peut demander des offres couvrant d'autres éléments, en plus du prix, incluant par exemple des conditions de paiement, des services ou des remises sur la quantité. Une RFQ est l'outil que l'acheteur utilise pour obtenir le meilleur prix lorsqu'il estime que les offres présentées par les fournisseurs potentiels sont acceptables.

Selon le type ou la catégorie d'achat, un acheteur peut choisir d'utiliser une RFI, une RFP ou une RFQ, ou toute combinaison de son choix. Une eRFx complète à trois étapes inclura toujours en premier une RFI, suivie d'une RFP, et se terminera par une RFQ.

Le processus eRFx commence par cibler “l'audience” la plus étendue formée par les fournisseurs potentiels qualifiés par la RFI. Chaque étape permet de réduire ce groupe en gardant uniquement des offres de plus en plus qualifiées. Il est assez fréquent de débuter par une cinquantaine de fournisseurs ou plus dans la RFI, qui est ensuite réduite à une demi-douzaine et même moins dans l'étape RFQ finale.

Les eAuctions ou enchères en ligne sont des eRFQ d'un type spécialisé. Dans une eAuction, les acheteurs invitent des fournisseurs préqualifiés à rivaliser sur les derniers éléments de la négociation. Le plus souvent, le prix est le critère principal de l'eAuction, même si cela n'est pas systématiquement le cas. Une invitation à une eAuction signifie que l'acheteur est prêt à travailler avec le fournisseur potentiel, à condition que les dernières conditions négociées seront acceptables. Les politiques de certaines organisations, en particulier dans le secteur public, stipulent même que le contrat sera systématiquement accordé à l'adjudicataire des enchères en ligne.

L'acheteur peut choisir différents types d'enchères en ligne. Scanmarket vous propose ici une explication détaillée de chaque type. Les types les plus courants sont :

  • Reverse auction [Enchères inverses] – Les enchères débutent par un prix de départ acceptable pour tous les fournisseurs. Les fournisseurs rivalisent en faisant des offres progressivement plus basses, abaissant donc le prix à payer par l'acheteur. Les enchères se terminent lorsque les fournisseurs ne font plus d'offres, chacun d'eux ayant atteint son plus bas prix acceptable.
  • Dutch auction [Enchères hollandaises] – Le prix débute à un niveau si bas qu'aucun des fournisseurs ne pourrait l'accepter. Le prix augmente automatiquement selon un décrément minimal régulé par un intervalle de temps prédéterminé. Le premier fournisseur à accepter le nouveau prix remporte les enchères. Le prix continue d'augmenter séquentiellement jusqu'à ce qu'un fournisseur l'accepte. Dès qu'un prix est accepté, l'enchère est fermée.
  • Japanese auction [Enchères japonaises] – Le prix débute à un niveau si haut que tous les fournisseurs l'accepteraient. Chaque fournisseur doit signaler son acceptation du prix pendant un délai prédéterminé. Lorsque ce délai est dépassé, le prix est réduit selon un décrément habituellement inférieur à un pourcent. Le délai d'acceptation du nouveau prix est habituellement d'une à deux minutes. Si un fournisseur ne signale pas son acceptation, il est exclu des enchères. Les enchères sont closes lorsqu'il reste un seul fournisseur et qu'il signale son acceptation du prix atteint.

Plusieurs formats sont disponibles pour chaque type d'enchères. Il existe aussi de nombreuses permutations et exceptions basées sur des objectifs et des scénarios spécifiques.

La clé pour réussir des enchères en ligne n'est pas un secret. Premièrement, préparez tout dans les moindres détails pour être certain que tout sera clair et bien compris. Toute incertitude ou ambiguïté ne peut que générer des résultats médiocres. Deuxièmement, choisissez et préparez avec une grande attention la configuration de vos enchères en ligne. Un grand nombre de paramètres permettent d'ajuster la dynamique des enchères, les lots, la visibilité et la communication. Tous ces éléments sont importants et peuvent avoir un impact important sur les résultats. Finalement, vous devez créer un environnement équitable où tous les enchérisseurs ont les mêmes informations et les mêmes possibilités de réussite.

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